Деловой этикет ошибки

Следование правилам делового этикета просто необходимо, если вы хотите добиться успеха вашего бизнеса. К сожалению, многие предприниматели и менеджеры в нашей стране все еще не до конца разбираются в нюансах делового этикета и совершают многочисленные досадные ошибки. Эти ошибки могут стоить если не сорванного контракта, то косых взглядов коллег-предпринимателей, особенно если речь идет об иностранных партнерах.

Итак, какие ошибки чаще всего допускают предприниматели и управленцы в плане делового этикета? 

    1. Отождествление делового и светского этикета 

К светскому этикету деловой этикет имеет весьма опосредованное отношение. Так, в деловом этикете нет гендера, а на Западе некоторые привычные нам по российскому светскому этикету знаки внимания представительницам прекрасного пола примут едва ли не за домогательства. Согласно правилам делового этикета, совсем не обязательно уступать место за столом подошедшей позже сотруднице, если все места уже заняты. 

    2. Переход на «ты» без предварительного согласования 

С незнакомыми людьми или знакомыми, не разрешавшими вам переходить на «ты», общаться нужно на «вы», пусть они и младше вас по возрасту или стоят ниже в иерархии компании. 

    3. Несоответствия в дресс-коде 

Черные костюмы и черные галстуки – не стиль директоров или топ-менеджеров, а униформа водителей и телохранителей. Не стоит так одеваться на деловые переговоры. Тоже самое касается и женщин: не надо путать переговоры с походом в ночной клуб и приходить в вызывающей одежде, с яркой косметикой.

    4. Неправильно предлагают места гостям на переговорах 

Гостей нужно располагать лицом к двери. Не стоит предлагать им менее почетные места на переговорах. 

    5. Рукопожатия через стол – ошибка 

Не стоит жать руку через стол. Это можно делать только в одном случае – как подтверждение успешной сделки. Во всех остальных случаях надо выйти из-за стола и пожать руку вновь прибывшим участникам переговоров. 

    6. Не надо оставлять мобильные телефоны на столе 

Во время деловых переговоров не стоит оставлять смартфоны и планшеты на столе. Это возможно лишь в том случае, если вы будете что-то с них демонстрировать, и этот вопрос стоит заранее обговорить.

    7. Неправильные фотографии в мессенджерах 

В бизнес-аккаунтах в социальных сетях и менеджерах нужно размещать ваш бизнес-портрет, а не фотографию с рыбалки, дня рождения или домашнего отдыха. Также стоит обойтись в аккаунтах в социальных сетях без фривольных фотографий. Лучше сделать для друзей дополнительный аккаунт и там вывешивать личные фотографии. 

Названы главные ошибки в деловом этикете

Использование мобильного телефона во время встречи и неправильное приветствие названы самыми распространенными ошибками в этикете среди бизнесменов-путешественников. А чаще всего деловой этикет нарушают представители Китая, Италии и США.

Разговоры по мобильному во время встречи стали самым грубым нарушением бизнес-этикета, согласно результатам опроса сервиса онлайн-бронирований Booking.com, поступившим в редакцию «РБК Стиль». Некорректным такое действие сочли 46% бизнес-путешественников из разных стран. Особо трепетно к несвоевременным разговорам относятся британцы и американцы, в то время как японцы не считают это табу.

getty

Второй самой серьезной ошибкой в бизнес-этикете стало неправильное приветствие — об этом заявили 43% опрошенных. Особенно внимательно к неправильным приветствиям относятся представители Японии. 61% респондентов из Страны восходящего солнца считают это высшим проявлением грубости. Также в числе самых серьезных ошибок в этикете среди путешественников были названы неподобающая одежда (36%), громкие разговоры (32%) и отсутствие ответа на электронные письма в течение 24 часов (19%). Громкие разговоры особо отметили бизнес-путешественники из Китая, объяснив, что в их стране это считается главным проявлением бестактности. При этом, согласно результатам опроса, чаще всего ошибки в деловом этикете совершают именно китайцы (67%), за которыми следуют итальянцы (65%), американцы (58%), немцы (56%) и испанцы (52%).

В целом 62% бизнес-путешественников подтвердили, что недостаток знаний в сфере делового этикета влияет на репутации компаний и негативно сказывается на финансовых результатах. В исследовании, проводившемся с 29 января по 11 февраля этого года, приняли участие 4555 человек, которые за последний год совершили не менее четырех международных деловых поездок. 

Знанию норм делового этикета всё чаще не придаётся важного значения. Многие компании отказываются от дресс-кода для своих сотрудников, а внутренние переговоры и совещания становятся менее формальными.

НО возможности карьерного роста без умения правильно выглядеть, говорить и вести себя на рабочем месте по-прежнему сильно ограничены. Если вы хотите чувствовать себя уверенно и производить на других впечатление настоящего профессионала, вам нужно постараться не только добросовестно выполнять свои должностные обязанности, но и не допускать ошибок, о которых я расскажу ниже.

1️⃣ Не здороваться с коллегами и уходить «по-английски». Возможно вам знакома ситуация: вы приходите в офис, желаете доброго утра всем присутствующим, а в ответ — тишина? Или наоборот — есть коллеги, которые никогда не здороваются и не прощаются, или же делают это невнятно.

Дело в том, что многие люди действительно не умеют здороваться и прощаться. Кто-то говорит тихо, кто-то рассеяно бросает «здрасьте», а некоторые и вовсе молча занимают свои места, а в конце дня уходят с работы «по-английски». В формальной обстановке такое поведение как минимум неуважительно к собеседникам.

Чтобы вернуть расположение коллег и выглядеть достойно во время встреч с партнёрами, надо:

• Громко и отчётливо здороваться и прощаться со всеми, независимо от отношения к человеку;
• При этом мужчинам пожимать руку лучше либо каждому из присутствующих, либо не делать этого совсем;
• Надо всегда отвечать на слова приветствия и прощания, называя обратившегося к вам по имени или имени-отчеству;
• Помните, что первым здоровается младший по статусу или возрасту, либо входящий в помещение, где уже находятся остальные.;
• Прощается первым всегда уходящий.

2️⃣ «Освежать» аромат духов прямо на рабочем месте. Наверное, в каждой компании есть сотрудники и сотрудницы, присутствие которых невозможно не заметить. Повсюду за ними тянется шлейф парфюма.

Важно понимать — духи надо уметь «носить»:

• Лучше использовать спокойные запахи;
• Наносить духи в небольших количествах перед выходом из дома на чистую и сухую кожу, волосы, шейный платок (для женщин) или оборотную сторону галстука (для мужчин);
• Чтобы освежить аромат в течение дня, достаточно пары капель или одного нажатия на распылитель;
• Делать это рядом с чужими рабочими местами, в лифте или коридоре недопустимо — правильнее будет удалиться в туалетную комнату.

3️⃣ Создавать давку около лифта. Когда сотрудников достаточно много и все спешат по своим делам, неизбежны неловкие ситуации, связанные с использованием лифта. Никому не хочется, чтобы его толкали, к тому же в некоторых случаях это может быть опасным.

Чтобы всем было комфортно, достаточно соблюдения нескольких простых правил:

• Входит в лифт и выходит из него первым тот, кто стоит ближе к двери;
• Если народу немного, пропустите вперёд стоящего рядом сотрудника, который выше по статусу;
• Если кабина переполнена, а вы оказались при выходе около дверей, нужно выйти и пропустить всех;
• Старайтесь не стоять спиной к другим людям и не смотреть им прямо в глаза, когда стоите лицом;
• Говорите тихо и не обсуждайте с коллегами того, что не предназначено для постоя.

4️⃣ Вести некорректно телефонные переговоры:

• Если начинаете диалог вы, то не забудьте представиться и в течение минуты изложить причину звонка, а затем переходите сразу к делу;
• Если звонят вам, то постарайтесь взять трубку не позже, чем после третьего гудка, и положить её после того, как это сделает ваш собеседник;
• Представится и говорить исключительно по существу вопроса в этом случае также необходимо;
• Называйте второго участника диалога по имени и обязательно поблагодарите его за звонок в конце, перед прощанием;
• Приветствуйте собеседника каждый раз, а если нужно прервать разговор, извинитесь и скажите, что вам «необходимо получить дополнительную информацию по этому вопросу», или договоритесь о том, когда вы сможете перезвонить;
• Не просите оставаться «на второй линии» более 60 секунд и не говорите с несколькими абонентами одновременно;
• Если же вы ждёте возобновления диалога дольше минуты, повесьте трубку и перезвоните позже, не показывая раздражения.

5️⃣ Отказываться от похвалы и обижаться на критику. Независимо от того, насколько успешно вы справляетесь со своими обязанностями, всегда найдутся люди, готовые вас похвалить и поругать.

Принимать комплименты, благодарности и критику нужно уметь правильно. Так вы будете выглядеть более надёжным и уверенным в себе человеком:

• Первое правило вежливости одинаково для всех видов обратной связи: никогда не оправдывайтесь;
• Если комплимент кажется незаслуженным, всё равно поблагодарите собеседника и улыбнитесь;
• Если считаете, что благодарить нужно не только вас, а ещё кого-то, кто участвовал в достижении высокого результата, спокойно озвучьте эту мысль и назовите имена коллег;
• Если критика конструктивна, признайте ошибку, извинитесь и, по возможности, предложите решение возникшей проблемы;
• А если вас осуждают напрасно, постарайтесь уточнить суть замечания с помощью дополнительных вопросов. Не получится — мысленно пожалейте оппонента, возможно, вы просто попали «под горячую руку»;
• Если это случается снова и снова, не терпите такое обращение, а лучше обсудите проблему в спокойной обстановке один на один с «обидчиком».

Деловая переписка, внешний вид или нежелание говорить о погоде могут изрядно навредить репутации. Занятые люди часто не придают значение таким «мелочам», а зря. Специалист по этикету Оксана Зарецкая рассказывает о распространенных ошибках в деловом этикете и советует, как их избежать.

— Если замечаете за собой что-то из списка — советуют побыстрее исправить.

Опоздания

У делового человека есть три главных ресурса: деньги, расположение окружающих и время. Первое и второе, пусть с серьезными усилиями, но можно восполнить. А вот потерянное время не вернешь.

Некоторые люди ставят регулярные опоздания себя в достоинства — это мой стиль. Нет, друзья, это не стиль, это неуважения к другим и неумение управлять своим временем. А если это неумение, значит, пунктуальности можно научиться. Вот простые советы:

Во-первых, стоит понять, что опаздывать, действительно, неприлично.

Во-вторых, найдите причины, то, что съедает ваше время и не позволяет вам быть пунктуальным. Например, пробки, поиск парковки, попытки собрать все документы в одну папку…

В-третьих, подумайте, как их можно устранить. Возможно, пришло время переработать расписание, найти личного помощника, научиться делегировать задачи, воспользоваться услугами такси или персонального водителя.

Письма с ошибками

О самых грубых промахах, которые встречаются в деловых сообщениях, можно почитать в этом материале.

⇒ Читайте также: Только не «доброго времени суток»! Ляпы и правила деловой переписки

Сейчас же коротко расскажу о главных признаках плохих писем и как это можно исправить:

1. Безграмотность. Как избежать: перечитывать все перед отправкой, не писать длинные тексты в мессенджерах. Лучше делите их на смысловые блоки и отправляйте частями. Вам будет проще их проверять, а получателю — читать.

2. Запутанность. Как избежать: писать коротко, четко, без долгих лирических отступлений, делить текст на абзацы, пронумеровывать вопросы.

3. Невежливость. Как избежать: даже если вы пишите второй раз на дню, ваше письмо должно начинаться с краткого приветствия, а заканчиваться вашей подписью (исключение только для мессенджеров). Настройте автоматическую подпись или добавьте варианты подписей — длинную для первого контакта и короткую для последующих, на английском и на русском языках.

4. Излишняя категоричность в высказываниях. Как избежать: В реверансах рассыпаться не стоит, но добавить мягкости — «пожалуйста», «будьте добры» — желательно.

Пренебрежение small talk

Small talk — короткая беседа на нейтральную тему, с которой можно начать знакомство, установить доброе отношение, хорошо провести время на светском мероприятии. В среде бизнесменов бытует мнение, что small talk — лишняя трата времени. К чему, мол, эти беседы о погоде, давайте сразу к делу. Но пара фраз на второстепенную тему или комплимент помогут вам расположить собеседника и, главное, позволят понять, с кем в эмоциональном плане вы имеете дело.

Три правила для удачной маленькой беседы:

1. Настройтесь позитивно. Думайте о том, что люди вокруг вам интересны и приятны. Если все время сидеть букой в сторонке, то, конечно, никаких бесед не получится.

2. Интересуйтесь собеседником. Спросите, чем он занимается, с чего начал карьеру. Людям нравится говорить о себе и видеть интерес у окружающих.

3. Развивайтесь. Сложно придумать тему для беседы, если вы не читаете книг, не смотрите кино и не следите за новостями. Перед серьезным мероприятием не лишним будет подготовиться: полистать новостную ленту, придумать интересные темы, которые можно затронуть. Даже если заготовки не пригодятся, вы будете чувствовать себя увереннее.

Несоблюдение дресс-кода

Соблюдение дресс-кода — проявление уважения к организаторам встречи. Может быть, вам удобно в этой футболке и джинсах, но представьте, что думает о вас и что чувствует сидящий напротив человек в смокинге или дама в вечернем платье.

У вас не будет второго шанса произвести первое впечатление. Неухоженный и неопрятный вид никак не поспособствуют налаживанию равноправного диалога. Это не значит, что надо «зашивать» себя в костюм и затягиваться галстуком.

Есть три уровня официальности в дресс-коде:

1. Строгий классический дресс-код. Чаще всего встречается в государственных и финансовых учреждениях. Тут неприемлемы голые плечи и коленки, сексуальная одежда, глубокие декольте и расстегнутые рубашки. Мужчинам рекомендуется классический костюм, женщинам — платья-футляры и тайеры (жакет с юбкой).

2. Стиль smart допускает некоторые вольности. Можно проявить свою индивидуальность и характер. Он годится для людей творческих профессия и тех, чья деятельность связана с коммуникацией: рекламщики, пиарщики, маркетологи, эйчары и другие. Для образа smart классическая база дополняется необычными деталями.

Например, к строгому костюму можно выбрать яркий галстук-бабочку, украсить образ дизайнерским ожерельем, дополнить платье-футляр оригинальными лодочками, а классический костюм — яркими оксфордами.

3. Деловой casual, несмотря на название, не предполагает спортивную одежду и обувь. Он подходит для людей, занимающихся бизнесом, связанным с природой, активным отдыхом, путешествиями, тем, кто много передвигается. В этом случае допустимы свободные силуэты, трикотажные материалы, необычные спортивные аксессуары.

Отсутствие субординации

Вся система делового этикета построена на субординации: кто кому должен представиться, в каком порядке здороваться, кто уходит первым, когда вручать визитные карточки… Стоит учитывать, что в некоторых пунктах светский и деловой этикет противоречат друг другу. Поэтому отправляясь на вечеринку стоит действовать одним образом, а на переговоры — другим.

Основные правила субординации в этикете:

• В деловом обществе чем выше должность — тем выше статус. Возраст, пол и другие заслуги не учитываются
• Первым представляется младший по должности, а руку протягивает старший
• С мероприятия сначала уходит старший. Если вам надо покинуть вечер раньше, то делать это надо незаметно, предупредив только свое руководство и организаторов, если в этом есть необходимость
• Рассадка за столом тоже делается в соответствии с рангом и должностью. Самые почетные места — рядом с хозяином