Просьба исправить ошибку

Письмо-просьба считается наиболее часто встречающимся способом служебной переписки. Среди предпринимателей подобная переписка осуществляется при прошении о какой-нибудь услуге, о выполнении работы или, например, при надобности ознакомится с товаром – прислать образцы или согласовать определенные мероприятия и т. д.

Целью такого прошения является побуждение адресата к выполнению определенных действий, необходимых отправителю. При составлении такого документа требуется соблюдать правила делопроизводства, не допуская ошибок, исправлений и зачеркиваний, с грамотным изложением письменной речи.

Общие сведения

Письмо-просьба составляется в тех обстоятельствах, когда его отправителю требуется получить от другого лица какие-нибудь сведения, документы или обратиться с деловой инициативой и просьбой отозваться на нее. Документ может быть отослан в организацию конкретному лицу (директору предприятия, начальнику подразделения или другому лицу) или физлицу с прошением. Выражение прошения о содействии обязано выражаться в соответствии с общепринятыми правилами служебной переписки.

Документ может быть написан на чистом листе формата А4 или на фирменном бланке (если с прошением обращается представитель организации). При этом, его можно заполнить вручную или набрать на компьютере с последующей распечаткой на принтере:

1. При заполнении письма вручную, рекомендуется писать разборчивым почерком и, желательно, красивым и каллиграфическим.
2. При наборе на компьютере – нужно ответственно отнестись к подбору шрифта, его размеру и размещению текста на листе, при необходимости – использовать структурированный текст.

И в первом и во втором варианте — не надо пренебрегать красивым оформлением документа (соблюдением полей, абзацев и красной строки). Нередко, получив такое письмо, у адресата формируется первоначальное впечатление об отправителе, и соответственно, в зависимости от него, может быть принимается положительное или отрицательное решение.

(Видео: «Письмо просьба образец»)

Причина и цель обращения

Прежде чем изложить в письме с прошением, требуется обосновать причину прошения и цель, а также продумать, почему заявитель хочет обратиться, именно, к данному лицу. При заполнении письма, можно обосновать причину обращения к данному человеку, например, со следующих фраз:

1. Вы считаетесь высокопрофессиональным экспертом в данном сегменте …
2. Вы всегда участвовали во многих мероприятиях нашего предприятия …
3. Ваше подразделение является определяющим …
4. Вы способны разрешить наиболее сложные вопросы в области …
5. За многие годы нашего взаимосотрудничества накоплен огромный положительный опыт между …

После отображения одной из перечисленных формулировок требуется обозначить цель написанного послания, с объяснением сложившихся обстоятельств.

Здесь можно воспользоваться следующими фразами:

• В связи с тем, что …
• Для разрешения сложившихся обстоятельств …
• В целях продвижения бизнеса …
• Для получения высоких успехов в …
• Для предотвращения конфликтов …

После обозначения причины составленного письма и цели его оформления, можно изложить прошение. Текст обязан быть составлен корректно, лаконично и уважительно.

Правила составления письма-просьбы

Унифицированного шаблона писем с просьбой на сегодняшнее время не существует. Тем не менее, такой документ обязан быть составлен в стиле официального служебного письма, с соблюдением общепринятых норм в делопроизводстве и соблюдением служебной этики.

Прежде чем начать заполнять письмо, требуется иметь ввиду, что документ может быть отослан, как одному конкретному лицу, так и группе лиц (к примеру, менеджерам, коллективу бухгалтерии, юридическому отделу и т.д.).

Если письмо с прошением отсылается юр. лицом, то его лучше составлять на фирменном бланке предприятия. Как и любой служебный документ, письмо с прошением обязано состоять:

1) Из вступительного раздела («шапки»), где обозначаются:

• Реквизиты адресата, с отображением названия фирмы и Ф.И.О. руководителя.
• Данные об авторе послания.

2) Название послания.

3) Причины обращения, со ссылкой, например, «на основании предварительной договоренности …», «на основании организованной встречи …», «на основании телефонного разговора» и т.д.);

4) Цели обращения, к примеру «… в целях устранения проблемы», «… во избежание недоразумения …», «для недопущения нарушений» и т.д.).

5) Основной части, где обозначается суть просьбы, прошение может излагаться в свободном стиле, используя формулировки: («… просим Вас …», «… обращаемся с просьбой …» и т.д.). При этом, прошение требуется излагать в уважительном стиле, лаконично, но с полным изложением того, что, именно, требуется отправителю, чтобы адресат понял проблему и у него не возникли вопросы. В то же время, прошение обязано быть конкретизированным, например, при прошении о выполнении услуги, требуется обозначить ее, с отображением цены, или численности, желаемого срока и т. д. Не будет лишним, если предварительно будет высказан комплимент в адрес получателя послания, например, «… зная ваш большой авторитет …», «восхищаясь Вашими организаторскими способностями …» и т.д.).

Примечание. Если в письме содержится несколько запросов, то рекомендуется их перечислить в структурированном тексте, с отдельными пунктами.

6) Если письмо предполагает написание ответа в обозначенный срок, то это рекомендуется сделать корректно.

7) Если в просьбе выражается, например, предложение о сотрудничестве, то в конце послания можно отметить выгоду, которую получит адресат, если положительно откликнется на просьбу отправителя, или объяснить — какое важное значение занимает решение просьбы.

Отправлением и получением писем, обычно, занимаются секретари учреждений (в крупных фирмах такая обязанность может возлагаться на целые отделы). После заполнения такого письма, необходимо его перечитать, убедиться в отсутствии грамматических ошибок, помарок, после чего передать руководителю предприятия на подпись.

9) Подписанное директором письмо подлежит регистрированию в книге исходящей корреспонденции, с присвоением ему номера и даты, и отправляется адресату.

Пример письма-просьбы

Различные варианты

Как уже отмечалось, письма- просьбы получили широкое распространение среди коммерческих предприятий. В большинстве своем, отсылая такие письма, авторы посланий ставят целью побуждение адресата откликнутся на прошение. Поэтому, для этого нужно написать письмо таким образом, чтобы заинтересовать получателя корреспонденции в положительном решении излагаемой просьбы, и чтобы он увидел и свой интерес в предложении.

Поэтому, отправителю требуется продумать текст письма и составить его с учетом психологического характера адресата. В зависимости от ситуации письма-просьбы могут быть следующего типа:

1. Письмо с просьбой без обоснования.
2. Письмо с просьбой с обоснованием.
3. Письмо с несколькими просьбами.

Далее предлагается рассмотреть различные варианты писем с изложением просьбы в зависимости от возможных сложившихся обстоятельствах.

(Видео: «Как написать дел письмо, примеры образцы писем»)

Письмо-просьба о выделении денежных средств

Письмо с таким прошением, обычно составляются в тех обстоятельствах, когда автор послания желают добиться получения финансовых средств от государственных ведомств, от каких-либо спонсоров и даже от граждан.

При написании такого письма, например, от некоммерческой организации, требуется заполнить «шапку», с отображением:

1. Названия адресата (государственного ведомства), с указанием Ф.И.О, возглавляющего ведомство или являющегося членом законодательного собрания.
2. Реквизитов автора отправляемого документа.
3. Уважительного обращения.
4. Краткого отображения, чем занимается организация, направившая письмо-просьбу.
5. Просьбы об оказании финансовой помощи, с пояснением ее надобности (для ремонта, аренды или для зарплаты и т.д.).
6. Можно сослаться, на законодательные инициативы, озвученные либо президентом РФ, либо председателем Совмина, либо другим высокопоставленным чиновником. Это, обычно, может подхлестнуть адресата в положительном решении в надежде на карьерный рост, так как помощь организации может содействовать ему в достижении такой цели.
7. Непременно, нужно указать конкретную сумму финансовой помощи, которая нужна организации.

Такое письмо-просьба может иметь следующий вид.

Скачать

• Образец, doc
• Бланк, doc

Письмо-просьба о поставке товара

Письма такого плана, как правило направляются партнерам по бизнесу, с просьбой о поставке того или иного товара. Форма письма и его структура такая же, как и любого подобного документа, с обозначением «шапки», где отображается адресат и отправитель, а также уважительного обращения.

Здесь же рекомендуется сообщить источник, где отправитель узнал о товаре, гарантировать со своей стороны о своевременном выполнении своих обязательств при сотрудничестве, и обосновать взаимную выгоду от такой сделки, а также надежду на совместное сотрудничество.

Скачать

• Образец, doc
• Бланк, doc

Письмо-просьба о предоставлении скидки

Как правило подобные письма отсылаются компаниям-поставщикам. Согласно маркетинговой политики фирма может выпросить различные виды скидок, к примеру:

1. Скидки за снижение сроков оплаты.
2. Скидки постоянным покупателям.
3. Скидки, при распродаже товара, связанные с обновлением ассортимента или распродажей на складе.
4. Скидки, связанные с экономическим кризисом и т. д.

Например, фирма организовывает выставку, обеспечением которой занимается типография, поставляющая стенды и прочую печатную продукцию. При ощутимой стоимости услуг с наступлением кризиса, в результате чего возникли сложности по оплате типографской продукции, организатор выставки может обратиться к руководству типографии о скидке тарифов.

В письме потребуется обозначить следующее:

• Объяснить потребность скидки.
• Указать точную величину скидки и на какой период.
• Можно намекнуть, что, если типография не согласится с предложением, фирма прекратит сотрудничество.

При этом, текст должен написан так, чтобы документ было прочитан полностью и типография согласилась на инициативу о скидке.

Скачать

• Образец, doc
• Бланк, doc

Письмо-просьба о снижении арендной платы

В каждом бизнесе может случиться ситуация, особенно в момент экономического кризиса, когда жестко требуется сокращать те или иные направления. Одной из мер по спасению ситуации может стать сокращение арендной платы, которая занимает немалую долю в общих расходах.

Арендная плата «ложиться неподъемным грузом» на множество фирм. Ее снижение обеспечивает фирме находиться на плаву в сложный период. Отсылая письмо с ходатайством о снижении арендной платы, рекомендуется вспомнить все позитивные отношения с арендодателем. В послании важно напомнить, что прежде арендатор добросовестно исполнял свои обязательства. Убедить арендодателя, что в будущем арендатор будет продолжать сотрудничество, если арендодатель пойдет на уступки. Намекнуть, что ему также выгодно продолжительное сотрудничество между сторонами и что, если он не согласится на присланное предложение, арендатор вынужден будет прекратить сотрудничество.

Скачать

• Образец, doc
• Бланк, doc

Письмо-просьба об оплате задолженности

Между сотрудничающими предприятиями нередко возникают задержки оплаты за товар или задолженности. Если предприятие настроено на продолжение взаимосотрудничества с контрагентом, у которого имеется задолженность, направляется письмо с прошением об ускорении погашения долга.

Обычно, предприятие направляет такое письмо в таких ситуациях:

1. Когда не выполняются финансовые обязательства.
2. При отсутствии оплаты за исполненные работы или предоставленные услуги.
3. При игнорировании звонков и отказе от взаимодействия.
4. При игнорировании договорных требований.

В письме непременно рекомендуется отметить следующее:

• Точную сумму задолженности.
• Дату, до которой требуется погасить долг.
• Меры, которые будут приняты, при игнорировании письма.

В тексте рекомендуется напомнить о длительном взаимосотрудничестве и выразить надежду, что должник откликнется на прошение, а не на требование (Требование оформляется в другом стиле).

Скачать

• Образец, doc
• Бланк, doc

Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику

Ситуация аналогична предыдущему примеру, однако в этом варианте с прошением обращается должник, который просит об отсрочке платежа. Документ подобный предыдущему, и в этом варианте, должник обязан указать:

1. Точный размер долга.
2. Обоснованную причину сложившихся обстоятельств.
3. Дату, когда будет выполнен платеж.
4. Надежду на понимание и на продолжение взаимосотрудничества.

В этом варианте письмо может выглядеть следующим образом.

Скачать

• Образец, doc
• Бланк, doc

Письмо-просьба оплатить за другую организацию

Погашение долга третьим юр. лицом допускается по просьбе руководителя предприятия-должника, при наличии следующей ситуации:

1. При наличии сложностей с пополнением банковского счета.
2. При отсутствии средств на счету должника.

Таким образом, любое предприятие может попросить своего должника рассчитаться с другой фирмой вместо себя, направив такое письмо с прошением.

Скачать

• Образец, doc
• Бланк, doc

Письмо-просьба о содействии в решении вопроса

Любое предприятие может столкнуться с какой-либо проблемой, которую без внешнего содействия разрешить невозможно. В этом варианте, можно направить письмо с прошением о содействии, например, для проведения какого-нибудь мероприятия. Такое обращение может направляться, как в коммерческие фирмы, так и в государственные ведомства.

Скачать

• Образец, doc
• Бланк, doc

Ошибки при составлении письма-просьбы

Любые письма, в том числе и письмо-просьбу требуется составлять грамотно, с соблюдением делового стиля. При этом, нужно обращаться к контрагенту с уважением, однако без панибратства или подхалимажа.

Наиболее частыми ошибками при составлении писем являются:

• Например, при обращении рекомендуется писать не «Дорогой …!», «Уважаемый …!» При этом рекомендуется обращаться по имени и отчеству, а не с указанием фамилии.
• Нередко в таком письме отсутствуют вообще приветствие, что явно неправильно.
• Ошибкой будет, если заслуженному человеку, к которому обращается отправитель, не отметить комплимент, с указанием его заслуг и достижений. Например, привести такой вариант:

«Вы не только сами организовываете работу, но и активно оказываете помощь различным учреждениям …»

• При составлении письма с обращением к одному человеку, например, «Просим вас …», нередко «Вы» пишут с маленькой буквы, что является явным признаком неуважения или невнимательности, а надо — с большой — «Просим Вас …».
• Нередко в основном тексте письма отсутствует конкретика. Требуется описывать проблему и просьбу лаконично, и в то же время, детально описать суть просьбы. При этом, если нет потребности, то не надо указывать дату получения ответа. Ее надо либо обосновать, либо исключить. Правильно будет:

«В связи с тем, что Вы интересуетесь проблемой, просим Вас оказать посильную помощь нашему Фонду, занимающемуся сбором информации с 2020 года …»

Вы можете перевести на наш банковский счёт 1234567890 посильную сумму. Если Вам не будет затруднительно, просим ответить не позднее 1 сентября текущего года, так как с этого месяца мы запускаем проект, в котором Вы сможете принять участие».

• Приходится сталкиваться также с отсутствием в письме заключительных формулировок. Правильно будет:

«Рассчитываем на Ваше понимание. Всегда готовы откликнутся на появившиеся вопросы и учесть возникшие замечания.».

В некоторых письмах с просьбой о помощи отсутствует заключительная фраза вежливости. Такая ошибка свидетельствует о неуважении к адресату. Правильно будет в заключение написать: «Заранее благодарю за содействие!»

Как отправить письмо?

Отправлять письма-просьбы можно различными способами:

1. Электронным посланием на E-mail.
2. Почтовым отправлением, воспользовавшись услугами почты России.
3. Личным вручением письма или через курьера.

В то же время, можно предложить следующие рекомендации с просьбой о помощи или содействии:

Лучше, конечно, пользоваться не электронными, а бумажными версиями писем и пересылать их либо курьером, либо заказным отправлением через Почту РФ. Такой вариант продемонстрирует особую заинтересованность отправителя, его готовность ради положительного решения на определённые издержки, что обеспечит хорошее впечатление на адресата об авторе послания.

В особых обстоятельствах рекомендуется написать письмо вручную. При этом, нужно использовать разборчивый каллиграфичный почерк и хорошую качественную бумагу. Такой способ, конечно не годится при массовых рассылках, а вот для привлечения конкретного адресата будет весьма полезным.

Примечание. Надо иметь ввиду, что все письма непременно обязаны регистрироваться в журнале исходящей корреспонденции отправителя, а при получении — в журнале входящей корреспонденции адресата. Переписка между физлицами в регистрации не нуждается.

Содержание

От проблем застраховаться невозможно, но их можно минимизировать, если научиться правильно реагировать и предупреждать последствия. Исправить конфликтные ситуации, которые возникают в любом бизнесе, и вернуть клиента компании поможет письмо с извинениями. Неважно, что стало причиной конфликта или недовольства. Главное, чтобы компания вовремя признала свою ошибку перед покупателем или деловым партнером и сохранила доброе имя и доверие.

Когда нужны деловые извинения

Молчать в ответ на жалобы — одна из самых больших ошибок. Даже если претензии клиента не обоснованы, игнорировать их недопустимо. Большинство руководителей бизнеса считают повышение качества обслуживания клиентов одной из основных задач.

Извинения приносят, если действия со стороны организации доставили клиенту или партнеру неудобства, нанесли вред. То есть, когда клиент потерял деньги, время, хорошее настроение. Особенно важно извиниться, если ситуация грозит нанести серьезный репутационный ущерб компании. 

Специализация бизнеса определяет наиболее частые причины извинений. Так, интернет-магазины просят прощение за медленную доставку или задержку заказанных товаров (пользуясь случаем, передаю привет одному из таких интернет-магазинов). Компании, работающие в сфере В2В, приносят извинения за плохой клиентский сервис. Для операторов сотовой связи и банков причиной конфликта могут стать скрытые платежи и непредвиденные расходы клиента. Это раздражает всех.

Клиенты могут уходить и не возвращаться, даже если вы их ничем не обидели. Как вернуть их на сайт? В этой статье рассматриваем 4 самых эффективных инструмента.

Анализируйте записи звонков, чтобы улучшить работу колл-центра и избежать возможных конфликтов с клиентами. Технология Коллтрекинг не просто отслеживает звонки в компанию, но и записывает разговоры менеджеров с клиентами.

Современный потребитель внимательно относится к качеству товаров и услуг, поэтому практически всем компаниям, работающим в сфере торговли и обслуживания, надо уметь писать письма с извинениями за низкое качество продукта.

Повод, который не зависит от сферы деятельности, — неисполнение условий договора и взятых на себя обязательств. Пусть даже это произошло по независящим от компании причинам: ураган, землетрясение, государственный переворот. Объясните это и извинитесь.

Кто должен приносить извинения клиенту

Письмо-извинение пишут от лица ответственного сотрудника компании, у которого есть полномочия представлять организацию. В крупных компаниях деловой перепиской занимается специальный штат секретарей. В небольших организациях — руководители среднего звена.

Главная задача автора такого письма — правильно извиниться перед клиентом, внимательно изучить факты и выяснить, что произошло на самом деле. Необходимо найти баланс между интересами компании и клиента. Особенно важно, чтобы инцидент разрешился в пределах компании без участия ФАС, Роспотребнадзора и других контролирующих органов. 

Ответственное лицо не должно выставлять некомпетентными других сотрудников компании: «Вообще-то у нас все хорошо, а вот продавцы совсем без образования и не разбираются в вопросе» или «У нас самих много претензий к логистам, постоянно срывают сроки». Это указывает на несогласованность внутренних процессов, вредит имиджу компании. Лучше извиниться за всех, попробовать оправдать коллег и пообещать разобраться на самом высоком уровне. 

Правила оформления

Согласно деловому этикету, извинительное письмо клиенту пишут на фирменном бланке компании. Грамотный текст и умеренная вежливость нейтрализуют негатив. 

Как оформить письмо-извинение:

1. На специальном бланке с реквизитами организации, полным названием, логотипом и круглой печатью.
2. Поля: слева — 3 см, справа — 1,5 см.
3. «Шапка» с ФИО получателя. Если письмо извинение отправляют деловому партнеру или корпоративному заказчику, то его должность.
4. В левом верхнем углу дата отправки и регистрационный номер.
5. Подпись, должность и ФИО отправителя.

Образец письма-извинения
Структура
Письмо извинение — это особый вид делового письма с характерной структурой:

1. Извинения.
2. Основная часть.
3. Заключение.

Содержание

Письмо состоит из нескольких смысловых блоков с четкой логической связью. Основная часть включает описание проблемы и конкретных шагов, которое компания принимает для ее решения. Конструктивное предложение поможет клиенту быстрее принять извинение и вернет его расположение. 

Извинение

Текст извинения должен быть в первом абзаце или даже первом предложении документа. Например:

«Уважаемый Олег Анатольевич!

Наша компания приносит вам извинения за причиненные неудобства, материальные и моральные потери от действий нашего сотрудника…»

Достаточно извиниться один раз в начале письма, а далее описать свои действия для решения проблемы и изложить конструктивные предложения.

Объяснение причин

После принесения официальных извинений стоит объяснить, почему произошел конфликт. Это показывает, что в ситуации разобрались и осознали вину.

События нужно излагать четко и правдиво. Нельзя приукрашивать или преуменьшать вину компании. Даже если повод для конфликта незначителен, клиенту надо показать, что компания относится к этому серьезно.

Выражение сожаления

Это не извинение, которое организация уже принесла в первой части письма. А способ объяснить клиенту, что данный случай — исключение, а не правило работы организации.

В официальном письме сожаления и извинения применяются обдуманно. Не стоит занимать позицию заведомо виновного. Если претензии не обоснованы, то об этом надо сказать: «Нам очень жаль, но…». Отмалчиваться недопустимо. Клиент, считающий себя обиженным, может добавить проблем. 

Если компания действительно виновата, сожаление выражают фразой: «Нам очень жаль что…». Клиента благодарят за то, что он обратил на это внимание и вовремя сообщил. 

Меры по решению проблемы

После извинений и сожаления клиента нужно уведомить о том, как решается его проблема, в какие сроки будут исправлены ошибки. Также стоит предложить альтернативные решения. 

В письме можно гарантировать компенсацию, при этом:

• компенсируются только реальные материальные потери покупателя в условиях, когда компания может его потерять;
• компенсация соразмерна ущербу клиента.

Например, если из-за технической ошибки на сайте клиент вместо стоимости со скидкой заплатил полную цену, стоит предложить компенсацию в виде бонуса. Это может быть индивидуальная скидочная карта или небольшой подарок. Хорошо, если клиент предоставят возможность выбора компенсации. 

Важно! Надо обязательно выполнить обещанное. 

Примеры писем-извинений

Кроме классических бумажных писем, для извинений подходят электронные письма, СМС, сообщения в социальных сетях и мессенджерах.

Для каждой проблемы существует своя форма извинений. Неправильная или неточная классификация конфликтной ситуации только увеличит недопонимание сторон.

За беспокойство

Этот вид письма подойдет в ситуациях, если клиенту пришлось несколько раз отвечать на вопросы, или прислать повторно информацию для оформления заказа, или он возвращался в офис компании, чтобы переоформить документы. В этих и похожих случаях перед ним извиняются за причиненное беспокойство.

За неудобства

Если покупателю пришлось долго ждать, необходимо принести извинения за неудобства. За какие неудобства следует извиниться:

• покупателю пришлось срочно ехать в офис;
• приходится пользоваться сайтом вместо привычного приложения;
• на сайте ведутся технические работы и т.п.

В письме можно несколько раз попросить прощения, чтобы убедить получателя в искренности.

При задержках поставок

Следует подробно и понятно описать, по какой причине произошла задержка и когда будет доставлен товар. После извинений и указания сроков доставки нужно пообещать не повторять подобного и предложить способы компенсации ущерба.

За звонок в нерабочее время

Если компании приходится звонить клиентам в вечернее время или в выходной день, то в начале разговора важно спросить, удобно ли клиенту разговаривать. После этого нужно извиниться. Если ответ утвердительный, только тогда можно задавать вопросы и продолжать разговор.

Извиниться за звонки в нерабочее время можно и деловым письмом. В нем описать их необходимость и поблагодарить за понимание и сотрудничество.

Настраивайте вызов обратного звонка на любую форму с полем телефона с виджетом Callback. Сервис собирает заявки даже в нерабочее время и связывает вас с клиентом в рабочие часы. Вы не упустите ни одной заявки, и вам не придется звонить клиентам поздно вечером.

За ошибку

Извинения в этом случае приносят незамедлительно. Письмо отправляют на бумаге или электронной почтой. Если ошибки серьезные, то прикрепляют расчет и документацию, чтобы объяснить причины ошибки. Важно взять на себя полную ответственность. Клиента интересуют выводы и действия компании в этой ситуации.

За поведение

Деловой этикет — основа обслуживания клиентов. Если возник конфликт, ответственное лицо организации приносит письменное извинение за поведение персонала с объяснением и описанием мер, которые применили к провинившимся.

Извинения на английском 

Английский — это язык международного бизнеса. Умение составлять письма в соответствии с деловым этикетом и правилами международного делопроизводства говорит о статусе компании. Поэтому в работе с иностранными клиентами и партнерами важно знать, как извиниться в письме по-английски. 

Apology letters начинают с обращения по имени. К нему добавляют слово Dear (Name). В письме указывают тему сообщения — Subject. Чтобы на письмо обратили внимание, в теме обозначают, что это письмо-извинение. С этой же целью в начале повествования лаконично излагают суть дела. 

Идеальное письмо с официальными извинениями на английском состоит из 5 предложений. По мнению ведущего маркетолога компании Apple Гая Кавасаки, извинение, состоящее из меньшего количества предложений, выглядит слишком грубо, а с большим количеством — тратит время получателя.

По этой причине используют емкие предложения без сложных конструкций и неуместных отступлений, сам текст структурируют по абзацам.

В деловом письме не должно быть цветных и графических вставок. Также избегают восклицательных знаков и излишней эмоциональности. Это воспринимается как разговор на повышенных тонах, что не помогает решить конфликт.

Заключение

Письма-извинения при всей своей строгости и формальности не должны быть сухой отпиской. Получатель должен чувствовать, что его проблема важна и что ее решат. Если организации научатся правильно извиняться, они смогут улучшить свою репутацию и сформировать круг постоянных клиентов.

Образец заявления об исправлении описки в решении (определении) суда с учетом последних изменений законодательства.

Человеческий фактор неискореним, поэтому иногда в судебных актах встречаются описки и явные ошибки. Если они не влияют на возможность исполнения и суть такого акта, исправлять их вовсе не обязательно. Но зачастую такие описки или ошибки существенны. Например, описка в персональных данных ответчика, истца. По искам об истребовании имущества из незаконного владения — в описании имущества. Или размер неустойки по делам о защите прав потребителя: приведен правильный размер, а посчитано с арифметической ошибкой. Что делать, если в судебном решении была обнаружена описка? Нужно подать в тот же суд заявление об исправлении описки.

Однако под видом исправления ошибки суд не может изменить решение по существу — это нужно учитывать заявителю. Когда требуется издание дополнительного решения, исправлять описки и ошибки не нужно.

Итак, заявление об исправлении описки подается в суд, вынесший это решение. В заявлении необходимо вкратце описать допущенную судом описку, указать, как будет звучать правильное написание. Оплата госпошлины не требуется.

Заявление об исправлении описки суд рассмотрит сам, без назначения судебного заседания. Это — общее правило. В случае необходимости суд может назначить заседание и пригласить участников дела.  В принципе, явка участников в таком случае не является обязательной. Рекомендуем явку только в том случае, если ошибка связана со сложными арифметическими расчетами, чтобы дать свои пояснения.

По итогам разбирательства суд вынесет определение, которое может быть обжаловано в апелляционном порядке в течение пятнадцати дней. Если жалоба не поступит, определение вступает в законную силу. После исправления описки решение суда необходимо применять вместе с определением. По такой же процедуре можно просить внести исправления в определение суда, например об утверждении мирового соглашения.

Особенных требований к оформлению заявления об исправлении описки Закон не предусматривает. Однако рекомендуется оформить его с соблюдением общих требований к деловым документам. Для удобства написания заявления рекомендуем воспользоваться основными правилами оформления искового заявления.

В ________________________
(наименование суда)
Истец:_______________________
(ФИО полностью, адрес)

Ответчик: __________________

(ФИО полностью, адрес)
по гражданскому делу № ______

Заявление об исправлении описки

«___»_________ ____ г. в рамках гражданского дела № _______ судом вынесено решение (определение) о ________________(о чем определение). При написании судебного акта допущены описки (арифметические ошибки). А именно: _________ (указать, какие суд допустил ошибки и в какой части решения суда они находятся). В то время как правильным является: _________ (указать правильное написание). Что подтверждается ____________________ (при необходимости указать ссылки на доказательства, приобщенные к материалам гражданского дела, например, выписка из ЕГРН, паспорт, протокол судебного заседания и т.п.)

Допущенные описки являются явными, не влекут изменение или отмену решения суда и подлежат исправлению.

На основании изложенного, руководствуясь статьей 200 Гражданского процессуального кодекса РФ,

Прошу:

1. Исправить допущенные в решении от «___»_________ ____ г. описки (арифметические ошибки), вместо ________ (неправильный текст), указав ________ (правильный текст).

Дата подачи заявления «___»_________ ____ г.                               Подпись _______

Скачать образец заявления: 

  Заявление об исправлении описки

Когда обращаться для исправления ошибки или описки в решении суда

Возможность устранения опечаток и арифметических ошибок в решении суда устанавливает Гражданский процессуальный кодекс. В ч. 2 ст. 200 ГПК РФ сказано, что суд вправе по своей инициативе или по заявлению лиц, участвующих в деле, исправить допущенные описки или явные арифметические ошибки.

Обращаться для исправления опечаток следует в том случае, если допущены некоторые недостатки в написании фамилии или инициалах лиц, участвующих в деле; датах, номерах документов, суммах. Например, если исковое заявление составлено с ошибками в написании ФИО заявителя. Причем действующее законодательство не вводит давностных сроков для подачи заявления в данной категории дел. Ст. 200, 203.1 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации устанавливают, что право вносить коррективы относится к компетенции той инстанции, которая изначально приняла судебный акт с опечаткой.

Кто вправе обращаться с заявлением

При обнаружении опечатки заинтересованное лицо вправе заявить о ее исправлении. По общему правилу обращаются с просьбой исправить допущенные в решении ошибки физические лица, участвующие в деле. В качестве заинтересованных лиц выступают истцы, ответчики или даже третьи лица спора. Последние на практике ходатайствуют об исправлении ошибок реже всего. Законодатель освободил заявителя от оплаты государственной пошлины по данной категории обращений.

Это интересно: как составить и подать коллективный иск.

Как составить заявление в суд об исправлении ошибок

Заинтересованное лицо вправе заявить об исправлении описки. Для этого необходимо направить заявление об исправлении описки в судебном приказе (решении суда) в суд, принявший судебный акт с опиской. Обращение состоит стандартно из нескольких частей:

• наименование судебного органа, в который подается заявление;
• сведения об заявителе (для гражданина: фамилия, имя, отчество (при наличии), адрес и контактный телефон; для организации: наименование, адрес, ИНН, контактный номер организации;
• ссылка на решение и материалы дела, номер дела;
• сведения о том, в чем заключается ошибка, и указание на правильный вариант;
• просьба об исправлении описки со ссылками на нормы процессуального законодательства;
• перечень приложений, подтверждающих обстоятельства, на которых заявитель основывает требования.

Вот шаблон:

Пример заполнения:

Как рассматривается заявление

Судопроизводство устанавливает порядок устранения описок без проведения заседания и без извещения лиц, участвующих в деле. В редких случаях суд извещает лиц, участвующих в деле, о времени и месте его проведения. Возможность рассмотрения данного вопроса в процессе судебного заседания действующее законодательство устанавливает в качестве дополнительного способа исправления ошибок в судебном решении. Заявление по вопросу о внесении исправлений в решение рассматривается в десятидневный срок со дня поступления такого заявления (ст. 203.1 ГПК РФ).

По результатам рассмотрения выносится определение в форме отдельного документа. Данное определение подшивается к материалам дела и входит в него как часть судебного решения. Копии документа направляются в течение трех дней со дня его вынесения лицам, участвующим в деле.

По теме: сколько времени рассматривается исковое заявление в суде.

Как действовать, если результат не устроил

Если определение заявителя не устроило, то необходимо подать частную жалобу. На практике она подается не только лицами, участвующими в деле, но и третьими лицами, вопрос о правах и обязанностях которых был разрешен судом (Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от 18.06.2019 № 13-КГ19-2). Частная жалоба подается в течение пятнадцати дней со дня вынесения определения судом первой инстанции, если иные сроки не установлены (ст. 332 ГПК РФ). Частная жалоба содержит следующие сведения:

• наименование судебного органа, в который она подается;
• данные заявителя (ФИО или наименование, место жительства или адрес, контактный телефон);
• номер дела и указание на обжалуемое определение;
• требования заявителя и основания, по которым он считает определение суда неправильным;
• перечень прилагаемых к жалобе документов (ст. 322, ч. 2 ст. 333 ГПК РФ);
• подпись заявителя или его представителя.

Если жалоба подается представителем, то к ней прикладывается доверенность на представление интересов. В общем порядке частная жалоба не требует при ее подаче уплаты государственной пошлины (п. 7 ч. 1 ст. 333.36 НК РФ).

Читайте также: как правильно составить административный иск.

Можно ли исправить ошибку в решении арбитражного суда

Арбитражный судебный орган также вправе исправить допущенные в своем решении описки, опечатки и арифметические ошибки без изменения его содержания. На основании ч. 4 ст. 179 АПК РФ вопрос решается в 10-дневный срок со дня поступления заявления. Как и в гражданском судопроизводстве, здесь рассматривается заявление без проведения судебного заседания и без извещения лиц, участвующих в деле. Но, в отличие от ГК РФ, в арбитражном судопроизводстве рассмотрение вопроса об устранении описки в рамках судебного заседания не предусмотрено.

Процессуальное законодательство допускает исправление ошибок в актах суда. Для этого участвующая в деле сторона вправе подать заявление об исправлении описки в решении суда и привести документ в соответствие. Точный порядок действий законодательно закреплен не детально, поэтому следует придерживаться сформировавшихся в практике действий.

В каких случаях можно обратиться для исправления

После принятия решения по делу суд не вправе его отменить или изменить. Такое положение установлено ст. 200 ГПК РФ. Для исправления ошибок лицам, участвующим в деле, предоставлен процессуальный инструмент — процедура исправления описок и ошибок для устранения неточности. Правовое регулирование осуществляется ст. 200, 203.1 ГПК РФ, ст. 179 АПК РФ, ч. 2 ст. 184 КАС РФ.

Главная цель института исправления в судебном акте описок, опечаток либо ошибок — убрать случайные, очевидные дефекты, имеющиеся в тексте, либо устранить препятствия к исполнению судебного акта. Внесение в решение (иной акт) исправлений (дополнений), изменяющих его суть, является по своему смыслу вынесением нового акта по делу. Такое не допускается в силу прямого указания в законе.

Может пригодиться: как найти судебный иск по фамилии

Рассмотрим случаи из практики, при которых вносились изменения в принятые акты:

Кто может обратиться с заявлением об исправлении ошибки

В круг субъектов, обладающих правами для обращения, входят: истец, ответчик, иные лица, участвующие в деле. Изменение возможно и по инициативе суда. На законодательном уровне не установлена обязательная форма, по которой заполняется заявление об исправлении опечатки, описки или арифметической ошибки. В тексте следует указать:

• в какой суд подается документ;
• лица, участвующие в деле;
• наименование документа;
• указываем реквизиты акта (номер и дату), кем вынесено;
• в чем заключается неточность и как следует исправить.

Делаем ссылки на нормы права в зависимости от процесса: гражданский — ч. 2 ст. 200 ГПК РФ, арбитражный — ч. 3 ст. 179 АПК РФ. Подписывает заявление полномочный представитель. В качестве приложений представляем: решение суда, доверенность представителя (если ранее в материалы дела она не предоставлялась). В случае необходимости прикладываем дополнительные документы в виде приложений. Рассмотрим заявление в суд об исправлении опечатки на следующем примере:

Можно воспользоваться шаблоном:

Порядок рассмотрения заявления

В арбитражном и гражданском процессуальном законодательстве порядок рассмотрения имеет схожий вид. Рассмотрим очередность действий, которые необходимо совершить истцу, ответчику либо иному заинтересованному лицу:

1. Составляем заявление (форма законодательно не определена, применяются общие принципы составления юридических документов).
2. Направляем в суд (передаем документ при личном обращении — нарочно, почтовым отправлением или через систему электронного правосудия).
3. Рассмотрение в суде (по результатам рассмотрения выносится определение, копия документа высылается лицам, участвующим в деле, в течение трех дней со дня вынесения).

Вносить изменения допускается и в исковые требования. В случае если исковое заявление составлено с ошибками, истец вправе подать уточнения. Сделать это необходимо до принятия судебного акта, которым разрешается спор. Если требования не исправлены и истец заметил неточность уже после принятия решения судом, то вопрос рассматривается, исходя из особенностей дела и поведения сторон, учитывается главное — не изменяется ли суть и содержание решения.

Дополнительно: образец кассационной жалобы по гражданскому делу в суд общей юрисдикции

Что делать, если результат не устроил

По результатам рассмотрения вносится определение. Если заявителя не устраивает результат, то он вправе подать жалобу. Обратиться имеет право любое лицо, права которого затрагивают вынесенное определение. Заявление составляем в письменной или электронной форме. Требования к порядку подачи установлены ст. 331 ГПК РФ, ст. 188 АПК РФ.

Мичиганин Олег
Юрисконсульт

В 2012 году закончил Российскую правовую академию Министерства Юстиции РФ по специальности юриспруденция. С 2013 года специализируюсь в области арбитражного процесса, гражданских правоотношений, корпоративного и договорного права.

Все статьи автора

Перейти к содержанию